C'est l'échange initial avec le demandeur (souvent par téléphone) pour comprendre la demande et vérifier si elle correspond bien au cadre d'une médiation.

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Le médiateur lui expose ce qu'est une médiation, les règles déontologiques, comment elle se déroule et son prix. Dans les situations complexes notamment celles qui requièrent l'intervention de spécialistes du sujet traité, un délai pour établissement du devis peut être nécessaire.